Bouwflow Inbox
Net zoals je waarschijnlijk gewoon bent met jouw boekhoudpakket, kan je ook in Bouwflow een email inbox maken voor het verwerken van facturen. Je kan je facturen naar een zelf gekozen email adres sturen en met enkele instellingen bepalen hoe je wilt dat Bouwflow deze facturen verwerkt.
Inbox instellingen
Om jouw eerste inbox aan te maken klik je linksboven op jouw teamnaam en dan op instellingen. In de instellingen ga je naar: Instellingen -> Inboxen (Boekhouding). Hier klik je op inbox aanmaken.
Inbox aanmaken
Ingeschakeld: Hiermee kan je gemakkelijk een inbox aan of uitzetten.
Naam: Vrij te kiezen voor intern gebruik.
Journaal: Verwerkte facturen krijgen automatisch dit journaal.
Adres: Hier kan je het email adres kiezen.
OCR: Doorgestuurde facturen zullen automatisch uitgelezen worden met OCR. (OCR haalt alle gegevens uit een factuur met behulp van artificiële intelligentie.)
UBL: Verwerk UBL bestanden. UBL bestanden krijgen voorrang. Wanneer er een UBL bestand aanwezig is, zullen alle bestanden met andere bestandstypes genegeerd worden.
Notificatie gebruikers: Kies welke gebruikers op de hoogte worden gebracht bij een dubbele factuur, of een factuur die niet verwerkt kon worden.
Whitelist (witte lijst): Hier kan je ervoor kiezen om emails te accepteren van iedereen, of alleen vooraf bepaalde email adressen. Dit is een veiligheidsmaatregel die ervoor zorgt dat niet zomaar iedereen facturen kan doorsturen naar jullie Bouwflow Inbox.
Geblokkeerde bestandsnamen: Dit kan je inschakelen om te vermijden dat bijlagen zoals algemene voorwaarden als facturen worden aangemaakt en worden uitgelezen met bijvoorbeeld OCR. Wanneer een bijlage een van deze woorden bevat, wordt hij genegeerd.
Ontvangen emails
Ontvangen emails worden weergegeven op dezelfde pagina.
Je kan hier telkens alle verwerkte en mislukte facturen bekijken.