Versturen naar accountant
De rubriek accountant zorgt dat jouw boekhouder eenvoudig beschikt over al jouw facturen en kosten uit Bouwflow.
Hieronder zal worden uitgelegd hoe je ervoor zorgt dat de boekhouder jouw documenten ontvangt.
Eerst klik je op “Versturen”:
Vervolgens kom je op dit scherm terecht:
Bij de velden “Van” en “Tot en met” (aangeduid in het rood) worden 2 data gevraagd. Hiermee kan je instellen welke facturen je naar jouw boekhouder wilt doorsturen. In bovenstaand voorbeeld worden alle facturen van het eerste kwartaal doorgestuurd. Indien je “Van” leeglaat, zullen alle facturen doorgestuurd worden tot en met de datum die je invult bij “Tot en met”.
Bij “Accountant e-mail(s)” (aangeduid in het blauw) vul je het e-mailadres in van je boekhouder. Alle documenten zullen naar dit adres toegestuurd worden in .pdf en .ubl formaat. Je kan dit ook naar jezelf toesturen om dit even uit te testen.
Het is ook mogelijk om een taal te selecteren. Dat doe je bij “Taal” (aangeduid in het groen). Op dit moment ondersteunt Bouwflow Nederlands, Frans en Engels.
In het vakje “Notities” kan je nog een opmerking toevoegen. Dit zal in de mail verschijnen die jouw boekhouder ontvangt.
Onder de titel “Te exporteren” kan je aanduiden wat jouw boekhouder ontvangt. Indien je “Inkomsten” en “Uitgaven” aanduidt, zal jouw boekhouder alle documenten uit Bouwflow ontvangen:
Inkomsten:
Verkoopfacturen
Creditnota’s verkoopfacturen
Uitgaven:
Aankoopfacturen (kosten)
Creditnota’s aankoopfacturen
Het is belangrijk om “Inclusief reeds geëxporteerde facturen” niet te vergeten.
Dit uitzetten zorgt ervoor dat facturen die ooit al eens doorgestuurd zijn, niet meer doorgestuurd worden.
Indien jouw boekhouder niks ontvangt, controleer dan zeker dat dit aangeduid staat.
Verder kan je er ook voor kiezen om jouw banktransacties mee te sturen.
"Banktransacties verzenden": dit zorgt ervoor dat een Excel bestand gegenereerd wordt van alle banktransacties. Hiervoor dien je gebruik te maken van de Ponto-integratie. Heb je meer vragen over banktransacties? In dit artikel vind je meer informatie: https://help.bouwflow.be/hc/bouwflow/articles/1736160369-banktransacties
"Facturen bijvoegen": dit zal een link toevoegen aan de transacties naar de gekoppelde Bouwflow factuur.
Vervolgens kan je in het overzicht controleren of de mail effectief verzonden is:
Status “In behandeling” betekent dat je mail nog verwerkt wordt.
Status “Voltooid” betekent dat de boekhouder jouw mail ontvangen heeft.
Status “Mislukt” betekent dat jouw mail niet aangekomen is. In dat geval mag je ons onmiddellijk contacteren via [email protected]
Belangrijke opmerking: bij aankoopfacturen moet er een .pdf aan de aankoopfactuur gekoppeld zijn. Anders zal deze aankoopfactuur niet naar de boekhouder doorgestuurd worden.