Bouwflow
Instellingen

Mailboxen in Bouwflow

📧 Mailboxen in Bouwflow – werken met eigen e-mailadressen

In Bouwflow kan je bepalen van welk e-mailadres e-mails worden verstuurd (zoals facturen, offertes of planningsmails). Standaard gebeurt dit via een `@bouwflow.be`-adres, maar je kan dit eenvoudig aanpassen naar je eigen domein (bv. `[email protected]`).

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe mailboxen werken, wanneer je ze nodig hebt en hoe je ze correct instelt.

🔹 Standaard werking (belangrijk om te weten)

  • Standaard verstuurt Bouwflow e-mails vanuit een `@bouwflow.be`-adres

(bv. `[email protected]`)

  • De “reply-to” staat altijd correct ingesteld, a.ntwoorden van klanten komen altijd bij de juiste afzender terecht. Aangepaste mailboxen dienen dus niet aangemaakt te worden om deze reden.

  • Je moet niets aanpassen als je dit enkel functioneel wil gebruiken

👉 Mailboxen zijn dus niet verplicht, maar wel handig voor:

  • Professionelere uitstraling

  • Duidelijke scheiding per type mail (facturatie, planning, offertes, …)

🔐 Stap 1 – Domein verifiëren (DNS-records)

Om mails te mogen versturen vanuit je eigen domein, moet Bouwflow hiervoor toestemming krijgen.

Wat betekent dit?

Je voegt DNS-records toe. Dit geeft Bouwflow technisch de toelating om mails te versturen namens:

  • `@jouwbedrijf.be`

  • `@facturatie.jouwbedrijf.be`, enz.

Wie doet dit?

  • ❌ Niet Bouwflow

  • ✅ Je IT-partner of mailbeheerder (mogelijk jijzelf)

Hoe krijg je de instructies?

👉 Stuur een mail naar [email protected] Wij bezorgen je:

  • De exacte DNS-records

  • Duidelijke instructies voor je IT-partner

📌 Zolang het domein niet correct geverifieerd is, kan je geen mailboxen aanmaken.

📍 Stap 2 – Mailboxen aanmaken in Bouwflow

Nadat het domein geverifieerd is, ga je naar:

Instellingen → Instellingen → Mailboxen

Voorbeeld: facturatie mailbox

  1. Klik op Mailbox toevoegen

  1. Geef een naam (intern, ter herkenning)

bv. `Facturatie`

  1. Vul de slug in

bv. `facturatie` → `[email protected]`

  1. Selecteer je geverifieerde domein

👉 Zie je geen domein verschijnen? ➡️ Dan zijn de DNS-records nog niet correct ingesteld

⚠️ Belangrijk: mailbox moet echt bestaan

Zorg ervoor dat:

ook effectief bestaan bij je mailprovider.

➡️ Antwoorden van klanten komen naar dat adres, dus het moet bereikbaar zijn.

🗂️ Stap 3 – Mailbox koppelen per module

Je kan per onderdeel instellen vanuit welke mailbox e-mails vertrekken.

Voorbeelden:

Ga naar: Instellingen → Instellingen → Mailboxen

En stel per onderdeel een specifieke mailbox in.

📌 Resultaat:

  • Alle facturen vertrekken altijd vanuit `facturatie@...`

  • Alle planningsmails vanuit `planning@...`

  • Ongeacht welke gebruiker de mail verstuurt

👤 Stap 4 – Verzenden vanuit een specifieke gebruiker

Wil je bv. dat offertes verstuurd worden vanuit een persoon (bv. `[email protected]`)?

Zo ga je te werk:

1️⃣ Mailbox aanmaken

  • Naam: `Noah mailbox`

  • Slug: `noah`

2️⃣ Mailbox koppelen aan gebruiker

Ga naar: Instellingen → Gebruikers

  • Open de gebruiker

  • Selecteer de juiste mailbox

📌 Vanaf nu:

  • Facturen → altijd `facturatie@...`

  • Planning → altijd `planning@...`

✅ Samenvatting

  • ✔️ Mailboxen zijn optioneel

  • ✔️ Reply-to werkt altijd correct, zelf al wijzig je geen instellingen.

  • ✔️ Eigen domein vereist DNS-verificatie

  • ✔️ Mailboxen kunnen:

  • Per module ingesteld worden

  • Per gebruiker gekoppeld worden

❓ Vragen of hulp nodig?

  • Twijfel over je setup? → Contacteer ons gerust

Veel succes met het instellen van jullie mailboxen! 🚀

Was dit nuttig?