Klant Aanmaken
🧾 Klanten aanmaken in Bouwflow – Uitleg van alle velden
Wanneer je in Bouwflow een nieuwe klant aanmaakt, zie je een aantal velden en vinkjes. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat elk veld betekent, waarom het belangrijk is en hoe Bouwflow ermee werkt.
🔁 1. Type klant: particulier of onderneming
Bovenaan kies je het type klant:
Particulier
Onderneming
Deze keuze is zeer belangrijk omdat ze bepaalt:
Of een btw-nummer verwacht wordt
Of facturen via Peppol verzonden kunnen worden
Welke velden beschikbaar zijn
Wat gebeurt er als je het verkeerde type kiest?
⚠️ Maak je per ongeluk een bedrijf aan als particulier, dan:
Verschijnt het btw-nummer niet op documenten
Kunnen facturen niet via Peppol verzonden worden
👉 Daarom is het belangrijk dit consequent correct in te vullen.
🏢 Onderneming: automatische gegevens via Companyweb
Kies je Onderneming en vul je een btw-nummer in, dan kan je op Synchroniseren klikken.
Bouwflow haalt dan automatisch op:
Officiële bedrijfsnaam
Adres van de hoofdzetel
Ondernemingsnummer
Zo hoef je deze gegevens niet manueel in te vullen.
> *Tip: Gebruik geen spaties of speciale tekens in het btw-nummer (bv. `BE0123456789`)*
🌍 2. Voorkeurstaal
De voorkeurstaal bepaalt:
In welke taal documenten (offertes, facturen, …) worden opgesteld
Welke e-mailtemplates gebruikt worden
Bijvoorbeeld:
Frans → Franse documenten & mails
Engels → Engelse documenten & mails
Standaard staat deze op de taal van de gebruiker die de klant aanmaakt.
👤 3. Naam & Aanspreking
Naam
Bij ondernemingen: officiële bedrijfsnaam (automatisch via Companyweb)
Bij particulieren: voornaam + achternaam
Aanspreking
Wordt gebruikt in e-mails via de variabele `{{RECEIVER_NAME}}`
Voorbeeld:
Naam: `Noah Geeraerts`
Aanspreking leeg → Bouwflow gebruikt automatisch `Noah Geeraerts`
Aanspreking = `Meneer Geeraerts` → mails starten met `Beste Meneer Geeraerts`
Je hoeft dit veld dus niet in te vullen, tenzij je een formelere aanspreking wil gebruiken.
🧾 4. Btw-regime
Bouwflow houdt het btw-regime bij voor boekhoudkoppelingen (Exact, Yuki, …)
Mogelijke waarden:
Niet btw-plichtig (particulier)
Btw-plichtig
Btw-vrijgesteld
In de meeste gevallen hoef je hier niets manueel aan te passen. Bij een onderneming wordt automatisch “btw-plichtig” gekozen.
📞 5. Telefoon & e-mail
Deze velden zijn het standaard contactpunt voor:
Facturen
Offertes
Mails
Wil je meerdere e-mails of telefoonnummers per klant gebruiken? ➡️ Gebruik dan Contacten. In dit helpdeskartikel vind je daarover meer uitleg: https://bouwflow.hc.ferndesk.com/contacten-aanmaken-vu28b
🏦 6. IBAN
Optioneel veld om het rekeningnummer van de klant bij te houden. Handig bij vaste klanten of terugbetalingen, maar niet verplicht.
👤 7. Verantwoordelijke medewerker
Standaard = de gebruiker die de klant aanmaakt.
Deze persoon:
Wordt automatisch gekoppeld
Kan mee overgenomen worden op projecten
⏳ 8. Betaaltermijn
Je kan een specifieke betaaltermijn per klant instellen, bv.:
7 dagen
14 dagen
30 dagen
Indien leeg: Bouwflow gebruikt:
Eerst de betaaltermijn van het factuurtype
Anders de standaard betaaltermijn uit Instellingen
👉 Alleen invullen als deze klant afwijkt van jullie standaard
🏠 9. Adres (facturatieadres)
Dit is het facturatieadres van de klant
Bij ondernemingen: automatisch via Companyweb
Bij particulieren: via Google Maps
Je kan zoeken op:
Postcode
Gemeente
Plaats
Bouwflow vult dan:
Postcode
Gemeente
Provincie
Land automatisch in
Je hoeft enkel de straat + nummer nog toe te voegen.
> *Het werfadres hoort bij het project, niet bij de klant.*
🔗 10. Peppol-ID
Dit veld hoef je niet zelf in te vullen.
Bouwflow:
Zoekt automatisch de juiste Peppol-ID
Op het moment dat je een factuur via Peppol verstuurt
Laat dit veld dus gewoon leeg.
📊 11. Status, bron & verkoper
Deze velden zijn gelinkt aan jullie verkoopopvolging
Status
Bijvoorbeeld:
Prospect
Offerte verstuurd
Klant
Wordt automatisch aangepast:
Offerte → status verandert
Factuur → klantstatus
Bron & verkoper
Worden:
Overgenomen op nieuwe projecten
Gebruikt in verkooprapporten
Indien je hier iets instelt op de klant, wordt dit automatisch meegenomen naar projecten.
✅ Samenvatting
De belangrijkste aandachtspunten:
✔ Kies correct type (particulier vs onderneming) ✔ Vul bij ondernemingen altijd het btw-nummer in ✔ Gebruik voorkeurstaal voor juiste documenten & mails ✔ Gebruik aanspreking slim voor e-mails ✔ Laat Peppol-ID automatisch invullen ✔ Betaaltermijn alleen invullen als deze afwijkt