Ticketing - Deel 3

Trefwoorden: ticketing, klachten, schade, communicatie

📩 Antwoorden op inkomende tickets en toewijzing in Bouwflow

Zodra een e-mail automatisch als ticket is binnengekomen in Bouwflow:

• Bijlagen en foto's worden automatisch gekoppeld.

• Onderwerp van de e-mail wordt de titel van het ticket.

• Afzender en CC worden automatisch gelinkt aan contactpersonen.

• Klant wordt automatisch gelinkt als het contact al aan een klant gekoppeld was.

Wat kan je daarna doen?

• Bekijk het ticket in het Kanbanbord, filter op status of verantwoordelijke.

• Wijzig de status van het ticket (bv. ‘Nieuw’ → ‘Toegewezen’).

• Voeg een interne notitie toe met een nieuwe status en verantwoordelijke – dit stuurt automatisch een melding naar de persoon in kwestie.

• Categorie aanpassen (bv. ‘Planning’, ‘Facturatie’, …).

• Rechtstreeks antwoorden naar de klant met een statuswijziging (bv. 'Opgelost') en optionele bijlage.

• Bouwflow toont of je bericht is afgeleverd, geopend of gefaald.

• Klanten kunnen reageren via e-mail of via het online ticketportaal – beide reacties komen automatisch in het ticket terecht.

• Bouwflow stuurt een melding naar de verantwoordelijke wanneer de klant antwoordt.

🔸 Interne notities zijn oranje. 🔹 Antwoorden aan klanten zijn blauw. 📧 Ongeldige e-mailadressen geven een foutmelding aan de verantwoordelijke.