Bouwflow - Self Onboarding
📘 Bouwflow Onboarding
Van eerste aanvraag tot analyse
Welkom bij Bouwflow 👋
Deze cursus helpt jullie om Bouwflow correct en gestructureerd op te zetten.
Het doel is:
De logica begrijpen
De juiste volgorde volgen
Zelfstandig kunnen werken
Fouten en dubbel werk vermijden
In Bouwflow werk je niet met losse documenten, klanten, calculaties of facturen, maar werk je steeds op projectbasis.
Kan je losse documenten maken? Ja dat kan, maar dan mis je een groot stuk aan functionaliteit.
Wil je Bouwflow correct gebruiken? Dan hangt alles aan een project, vanaf het begin.
Wie dit begrijpt, begrijpt Bouwflow.
Indien je graag eerst een globaal beeld krijgt, kan je starten met het bekijken van de algemene video over alle Bouwflow modules.
Algemene video over alle Bouwflow modules
Bekijk de algemene video over alle Bouwflow modules
1) Klanten & projecten aanmaken
Dit is de basis van Bouwflow. Alles begint steeds bij het aanmaken van klanten & projecten.
1.1) Klanten aanmaken
Je begint steeds met het aanmaken van een klant.
Bekijk deze video met uitleg over het aanmaken van een klant:
Klant aanmaken
Wens je meerdere e-mails en telefoonnummers per klant bij te houden? Dan werk je met contacten.
Bekijk deze video met uitleg over het aanmaken van een contact:
Contacten aanmaken
1.2) Project aanmaken
Het is belangrijk dat je onmiddellijk ook een project aanmaakt voor de nieuwe aanvragen.
Bekijk deze video met uitleg over het aanmaken van een project:
Project aanmaken
Waarom ook altijd een project aanmaken?
Veel bedrijven maken eerst enkel een klant en starten dan ergens anders.
In Bouwflow is dat niet de bedoeling.
Een project:
✔ Centraliseert alle info en vermijdt versnippering tussen klant en project
✔ Laat meerdere aanvragen per klant toe
✔ Maakt geavanceerde rapportering mogelijk
✔ Is nodig voor correcte nacalculatie
Zelfs kleine herstellingen worden best als project aangemaakt.
1.3) Opvolging in de projectpipeline
Elke nieuw aangemaakte project komt automatisch in de pipeline terecht.
De pipeline:
Geeft overzicht
Toont waar elk project zit
Structureert verkoop en uitvoering
📺 Uitleg projectfases:
Projectfases
🎨 Kanban-weergave aanpassen:
Kanban-weergave
1.4) Veelgestelde vragen
Hoe onderscheid ik prospect van order?
→ Via de projectfases & projectpipelines
→ Bouwflow slaat automatisch de datum op wanneer iemand "klant" geworden is
→ Er wordt een goedkeuringsdatum opgeslagen per klant, per project en per offerte
1.5) API-koppeling met website, campagnes of lead generatoren
Het is mogelijk om jouw website, marketingcampagne of leadgenerator te koppelen te koppelen aan jouw Bouwflow omgeving. Op die manier kan je automatisch via de API:
- Klanten aanmaken
- Projecten aanmaken en toevoegen aan de verkooppipeline
Koppelingen kunnen gemaakt worden via Zapier of Make.
Advies: start hier pas mee wanneer de interne werking en structuur volledig duidelijk is. Zo vermijd je vervuilde data.
Indien je hier graag mee aan de slag gaat, contacteer ons dan gerust en dan sturen wij de API-instructies door.
1.6) Opvolging van de verkoop binnen Bouwflow
In deze video kan je terugvinden hoe je in Bouwflow de verkoopcijfers kan gaan opvolgen:
2) Voorcalculatie (Meetstaten)
In plaats van "rechtstreeks" een offerte op te maken, start je hier met een kostprijsberekening. Pas wanneer de werkelijke kost van het project correct berekend is, wordt deze vertaald naar een offerte.
Wat is een voorcalculatie?
Een voorcalculatie is het proces waarbij je per post berekent:
Materiaal (aankoopprijzen, leveranciers, hoeveelheden)
Arbeid (uren per m² of per stuk, loonkost)
Materieel (machines, huur, afschrijving)
Onderaannemers
Marge en verkoopprijs
Dit gebeurt gestructureerd via een meetstaat
Waarom is voorcalculatie zo belangrijk in de bouw?
In bouwprojecten is de foutenmarge klein, maar de financiële impact groot.
Een verkeerde inschatting van:
10% te weinig materiaal
2 uur arbeid per 100 m² onderschat
Vergeten machinehuur
Onvoldoende marge
… kan het verschil maken tussen een rendabel project en verlieslatend werk.
Van calculatie naar offerte
Zodra de meetstaat volledig berekend is kan je met één klik een offerte genereren op basis van deze meetstaat. Zo blijft je calculatie intern gedetailleerd, terwijl je naar de klant toe een duidelijke en professionele offerte presenteert.
Een correcte calculatie zorgt voor:
- Inzicht in je werkelijke kostprijs
- Bewuste bepaling van je marge
- Betere controle over je brutomarge per project
- Professionele en consistente offertes
- Minder verrassingen in de nacalculatie
- Betere cashflowplanning
2.1) Basis inventaris instellen
Alvorens we overgaan tot calculatietemplates, is het belangrijk om de basis van de inventaris te begrijpen en op te bouwen.
In de inventaris kan je werken met:
Artikelen: alles van materialen. Dit vormt de basis de materiaalkost in de nacalculatie. Daarnaast is dit belangrijk voor materiaalverbruik, bestellingen en stockbeheer.
Voorbeeld: leien panlatten (per st.)
Arbeid: dit vormt de basis voor alle werkuren.
Voorbeeld: Plaatsen van EPS Isolatie (per m²)
Materieel: vormt de basis voor de kostensoort "materieel" en is bedoeld om te calculeren met machines.
Voorbeeld: Diamantschijf (per uur)
Posten: een post bestaat uit
Voorbeeld: het leveren en plaatsen van EPS isolatie (per m²)
Meetstaten: een meetstaat bestaat uit meerdere posten en vormt de volledige calculatie.
Bundels: een bundel is een samengesteld artikel en kan beschouwd worden als vereenvoudigde vorm van een post. Dit wordt vooral toegepast in Bouwflow starter.
Start met de basis: artikels & arbeid.
Bekijk hier de basisvideo over artikels & arbeid:
In de meeste gevallen wordt een datamigratie door ons uitgevoerd bij de opstart voor artikelen. Indien dit van toepassing is, wordt dit steeds vermeld op de offerte.
Daarnaast is het ook mogelijk om zelf een excel-lijst van een leverancier in te lezen. De instructies daarover kan je hier terugvinden:
2.2) Calculatietemplates opzetten
Eens er enkele artikelen en arbeid in de inventaris aanwezig zijn, kan je beginnen met calculeren.
Bekijk hier de video over het aanmaken van een eerste meetstaat:
Voorcalculatie Deel 1: Aanmaken Meetstaat & Posten
Bekijk hier de video over het calculeren van een eerste post, binnen een meetstaat:
Voorcalculatie Deel 3: Posten Calculeren
Vraag je je af welke wiskundige functies er nog meer ingebouwd zijn in de calculatie? Dat kan je hier terugvinden:
2.3) Gebruik van parameters
Indien je nood heeft aan het gebruik van variabelen in de calculatie, dan kan je werken met parameters.
Bekijk hier de video over het gebruik van parameters in Bouwflow:
Voorcalculatie Deel 5: Parameters
Wat is een variabele?
Denk aan Excel.
Als je in een cel de oppervlakte van een dak invult (bijvoorbeeld 150 m²) en in een andere cel de prijs per m² (bijvoorbeeld €25), dan berekent Excel automatisch het totaal.
Verander je de 150 naar 180?
Dan past het totaal zich automatisch aan.
Die oppervlakte en prijs per m² zijn eigenlijk variabelen: waarden die kunnen wijzigen, terwijl de berekening hetzelfde blijft.
In een bouwcalculatie werkt het net zo.
De oppervlakte, het aantal stuks, het type materiaal, het aantal uren… dat zijn allemaal variabelen. Als één van die waarden verandert, moet de berekening automatisch mee veranderen.
Kort gezegd:
Een variabele is gewoon een getal of keuze die kan verschillen per project, en waarop je berekening zich aanpast.
2.4) Calculatie gebruiken op project
Een je de basis van het calculeren in Bouwflow onder de knie hebt, kan je zeer snel kostprijsberekeningen aanmaken.
Bij het aanmaken van een meetstaat voor een project kan je kiezen uit volgende opties:
Hieronder leggen we de verschillende opties uit:
- Aanmaken (groen): hier ga je "from scratch" een nieuwe meetstaat aanmaken op het project. Daar kan je dan "losse" posten uit de inventaris of een bestaande meetstaat gaan importeren en aanpassen.
- Importeren (blauw): hier kan je een excel-bestand inlezen. De verschillende posten worden in dat geval op het project aangemaakt, vervolgens kan je deze calculeren. Waar mogelijk zal Bouwflow deze matchen aan bestaande posten uit de inventaris.
- Importeer uit sjabloon (rood): hier kan je een volledige meetstaat uit de inventaris importeren, en gebruiken
Uiteraard zullen de projectspecifieke wijzigingen de template niet aanpassen. De template blijft steeds ongewijzigd zodat deze herbruikbaar blijft. Ook projectspecifieke calculaties kunnen omgezet worden naar een sjabloon.
Bekijk hier hoe je posten & meetstaten uit de inventaris gebruikt op een project: Voorcalculatie Deel 7: Meetstaat Importeren Op Project
Bekijk zeker ook de video over algemene tips & tricks in de calculatie: Meetstaten - algemene tips & tricks
3) Offertes
Bekijk eerst de algemene video rond offertes in Bouwflow:
Er zijn 2 mogelijke "flows" voor het maken van offertes:
- Ofwel vertrek je vanuit een meetstaat en zet je deze om naar een offerte
- Ofwel maak je rechtsreeks een offerte (om eventueel vervolgens artikels/arbeid/posten te importeren)
Wanneer kies je voor welke aanpak?
Vertrekken vanuit een meetstaat is ongetwijfeld de "beste" manier. Dit zorgt voor verregaande automatisatie van complexe calculaties en diep inzicht in de kostprijs van een project. We raden steeds aan om hiermee te werken.
Tegelijk begrijpen we dat niet iedereen zo diep wenst te gaan in de calculatie, zeker voor eenvoudigere kostenstructuren en kleinere bedrijven. Daarnaast kan het een uitdaging zijn om te begrijpen hoe je een calculatieformule schrijft.
Daarom kan het soms (eventueel tijdelijk) beter zijn om geen volledige meetstaat te calculeren, maar onmiddellijk een offerte.
Twijfel je nog welke aanpak het best bij jou past? Contacteer ons dan zeker voor advies bij jouw specifieke situatie.
3.1) Van meetstaat naar offerte
Bekijk hier de video hoe je van meetstaat naar offerte gaat:
Offerte maken vanuit meetstaat
3.2) Varianten & opties
Handig om variaties en opties mee te nemen in jouw offertes.
Bekijk hier de video over het gebruik van varianten op meetstaten & offertes
Het aanpassen van de layout van een offerte:
4) Vorderingsstaten
Deze module is enkel van toepassing indien je werkt met vorderingsstaten, voorafgaand aan een verkoopfactuur. Dit wordt meestal toegepast in B2B context, of bij totaalrenovaties B2C. Het is belangrijk om ook een calculatie te hebben, alvorens je overgaat tot het maken van een vorderingsstaat.
4.1) Het maken van een vorderingsstaat.
Bekijk hier hoe je een vorderingsstaat aanmaakt:
Vorderingsstaat aanmaken / Deel 1
4.2) Het invullen van een vorderingsstaat.
Bekijk hier hoe je een vorderingsstaat invult:
Vorderingsstaat invullen / Deel 2
4.3) Het aanmaken van een vervolgvordering.
Bekijk hier hoe je een vervolgvordering aanmaakt:
Vervolgvordering aanmaken / Deel 3
4.4) Het aanmaken en gebruiken van een verrekening.
Een verrekening wordt toegepast om meerwerken te verwerken binnen een project.
Bekijk hier hoe je een verrekening aanmaakt:
Verrekening importeren / Deel 4
4.5) Het omzetten van een vorderingsstaat naar een factuur.
Vorderingsstaten factureren / Deel 6
4.6) Prijsherzieningen
Prijsherzieningen worden vaak toegepast bij aanbestedingen en grotere projecten. Bekijk hier hoe je prijsherzieningen aanmaakt in Bouwflow:
5) Verkoopfacturen
Facturatie kan gebeuren via:
Voorschotfacturen, tussentijdse facturen en slotfacturen
Vorderingsstaten
Werkbonnen (regiewerken/interventies)
Voor je van start gaat, bekijk eerst de video met algemene uitleg over de werking van verkoopfacturen:
5.1) Voorschotfacturen, tussentijdse facturen & slotfacturen
Dit wordt bijna altijd toegepast bij B2C projecten. Dit is ideale manier wanneer je werkt met betaaltermijnen die voor de start van het project vastliggen (uiteraads kan dit verschillen per project).
Enkele voorbeelden: je werkt met een termijn van 20/40/40, 40/30/30, 40/20/20/20, enz.
Indien dit herkenbaar klinkt, dan past deze manier het best bij jou.
Bekijk hier de video over hoe je voorschotfacturen, tussentijdse facturen en slotfacturen aanmaakt in Bouwflow:
Voorschotfacturen, tussentijdse facturen & slotfacturen
5.2) Werkbonnen factureren
Wanneer factureer je via werkbon? Dit is de ideale manier voor het factureren van:
- Onderhouden
- Vaste opdrachten
- Regiewerken
Ben je nog niet zo bekend met het gebruik van werkbonnen? Bekijk dan eerst de video over de algemene werking van werkbonnen:
Bekijk daarna de video over het omzetten van een werkbon naar factuur:
5.3) Vorderingsstaten factureren
Dit wordt toegepast bij B2B projecten en de grotere B2C projecten. Uiteraard kan dit nog steeds gecombineerd worden met voorschotfacturen.
Het is belangrijk om eerst de modules meetstaten & vorderingsstaten te bekijken, voor je een vorderingsstaat omzet naar een factuur.
Bekijk hier het omzetten van een vorderingsstaat naar een factuur:
Vorderingsstaten factureren / Deel 6
5.4) Automatische betaalherinneringen
Bekijk hier de uitleg over (automatische) betaalherinneringen in Bouwflow:
Automatische betaalherinneringen
5.5) Veelgestelde vragen over facturatie
Hoe werkt de factuurnummering in Bouwflow?
Hoe werkt de facturatie via Peppol?
Hoe kan ik korting toevoegen op mijn factuur?
Kan ik een verzonden factuur nog aanpassen?
Kan ik een factuur nog aanpassen na verzending?
Hoe kan ik een creditnota aanmaken?
Hoe kan ik het projectadres weergeven op een factuur?
Projectadres weergeven op factuur
Waarvoor kan ik factuurtypes gebruiken?
Hoe kan ik de layout van een factuur aanpassen?
6) Aankoopfacturen
De verwerking volgt onderstaand proces.
6.1) Factuurverwerking
Bekijk hier hoe de factuurverwerking werkt:
6.2) Opvolgen van betalingen
Bekijk hier de video over hoe je meer overzicht krijgt in uit te voeren betalingen:
6.3) Goedkeuringsflow aankoopfacturen
Bekijk hier de video over hoe je goedkeuringsflows voor aankoopfacturen beheert:
Aankoopfacturen - goedkeuringsflow
6.4) Veelgestelde vragen
Hoe werkt Peppol?
7) Bankkoppeling
De koppeling met de bank verloopt via Ponto. Dat gebeurt op deze manier:
7.1) Jouw bank koppelen met Bouwflow
Bekijk hier de video over hoe je jouw bank koppelt met Bouwflow
Bank Koppelen
7.2) De werking van banktransacties in Bouwflow
Bekijk hier de video over de werking van banktransacties in Bouwflow:
7.3) Uitvoeren van betalingen
Bulkbetalingen via Ponto:
Bulkbetalingen via betaalbestand: kies de optie "download betaalbestand" in de popup voor het uitvoeren van bulkbetalingen. Dat bestand kan je dan zelf opladen in de online banking software.
7.4) Veelgestelde vragen
Ik heb geen nieuwe banktransacties meer, wat moet ik doen?
Geen nieuwe banktransacties meer
Ik heb geen mogelijkheid om betalingen uit te voeren met Ponto, wat moet ik doen?
8) Koppeling met de boekhouder
Nu alle facturen in Bouwflow zitten, is de volgende stap om deze tot bij de boekhouder te krijgen. Afhankelijk van welk boekhoudpakket, is er een rechtstreekse koppeling mogelijk met jouw boekhoudpakket. Er zijn dus eigenlijk 2 mogelijkheden.
Er is een API-koppeling met het boekhoudpakket beschikbaar
Er is een api-koppeling met jouw boekhoudpakket. In dat geval is het simpel en leggen we gewoon de koppeling. In volgende artikels worden de verschillende koppelingen uitgelegd.
Er is geen API-koppeling beschikbaar
In dit geval zijn er 3 opties:
A) Je werkt met Billit of Clearfacts als doorgeefluik. In dat geval koppel je Bouwflow met Billit of Clearfacts en kan je daar (indien mogelijk) een koppeling met jouw boekhoudpakket leggen
B) Je werkt met accountant en exporteert op die manier de documenten in bulk (UBL & PDF). Vervolgens kan je dit in bulk opladen in het boekhoudpakket
C) Je verstuurt de documenten naar de digitale postbussen van het boekhoudpakket (e-mailadressen om facturen te ontvangen). Hier kan je waarschijnlijk meer info over vinden bij de support van jouw boekhoudpakket.
8.1) De Billit koppeling
Bekijk hier de video over de koppeling met Billit:
8.2) De Clearfacts koppeling
Bekijk hier de video over de koppeling met Clearfacts:
8.3) De Yuki koppeling
Bekijk hier de video over de koppeling met Yuki:
8.4) De Exact Online koppeling
Bekijk hier de video over de koppeling met Exact Online:
8.5) Versturen naar accountant
Bekijk hier de video over het exporteren in bulk van facturen, banktransacties en documenten:
8.6) Accountant documenten
Een handige module om boekhoudkundige documenten op te slaan die geen factuur zijn.
9) Planning & Werkbonnen
Hier leggen we de Bouwflow planning uit. Alles wat je inplant wordt automatisch een werkbon, dus daarom is het belangrijk om te begrijpen wat werkbonnen zijn.
9.1) Aan de slag met de Bouwflow planning
Bekijk hier de basisvideo over de werking van de Bouwflow planning
Aan de slag met Bouwflow Planning
9.2) Werkbonnen – algemeen
Bekijk hier de algemene video over werkbonnen. Dit is belangrijk om de structuur achter de Bouwflow planning beter te begrijpen.
9.3) Werkbontypes
Werkbontypes kan je gebruiken om "werkbontemplates" aan te maken en meer interne structuur aan te brengen. Bekijk hier de video over werkbontypes.
9.4) Contextmenu
Het contextmenu verschijnt wanneer je rechtermuisklik gebruikt op een planningselement. Hier zijn de belangrijkste operaties in de planning verzamelt.
Bekijk hier de video over de werking van het contextmenu in de planning:
Contextmenu Planning & Onsitepro
9.5) Tags en icoontjes in de planning
Naast kleurtjes kan je in de planning ook werken met icoontjes (= tags). Dit is een handige aanvulling, gezien een werkbon slechts 1 kleur tegelijk kan hebben.
Bekijk hier de video over tags in de planning:
9.6) Assetplanning
Deze module werd gebouwd om het plannen van voertuigen te optimaliseren. Is dat iets waar je tegenaan loopt? Bekijk dan de video over assetplanning:
9.7) Instellingen planning
Ons team werkt hard om jullie omgeving zoveel mogelijk op jullie maat in te stellen. Toch kan je de behoefte hebben om de planningsinstellingen zelf aan te passen. Om de mogelijkheden van instellingen te begrijpen, bekijk je best onderstaande video:
Hoe kan ik mijn eigen weergave maken (meer in/uitgezoomt)?
https://www.youtube.com/watch?v=Px6D9aoeO8E
10) OnsitePro
Onsitepro is de werkbonnen-app gekoppeld aan Bouwflow. Dit wordt onder andere gebruikt om:
- Automatisch te communiceren vanop het kantoor naar de werf
- Alle relevante projectinfo automatisch te delen met de uitvoerders (bestanden, plannen,…)
- Het registreren van de gepresteerde uren
- Het registreren van verbruikt materiaal
Bekijk eerst de video over de algemene werking & functies van Onsitepro:
Bekijk hier hoe je bestanden van Bouwflow naar Onsitepro koppelt:
Bekijk hier hoe je formulieren koppelt van Bouwflow naar Onsitepro:
Bekijk hier hoe je de toegangen aanpast voor de verschillende Onsitepro gebruikers:
Via deze link kan je een korte handleiding terugvinden om te delen met de Onsitepro gebruikers:
11) Nacalculatie
Hier leggen we je alles uit over de nacalculatie in Bouwflow. Belangrijk: deze module bekijk je best pas nadat je de andere modules onder de knie hebt, en jouw Bouwflow-omgeving "gevuld" begint te geraken.
11.1) Analyse per project
Analyse is eigenlijk een vereenvoudigde vorm van nacalculatie. Dit wordt voornamelijk toegepast in Bouwflow Starter.
Bekijk hier de video over analyse in Bouwflow
11.2) De nacalculatie
Bekijk hier de video over de nacalculatie in Bouwflow:
Nacalculatie - algemene werking
11.3) Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen arbeid, in de inventaris en uurloon op een medewerker?
12) Bestellingen
In deze module leggen we je uit hoe je jouw bestellingen kan optimaliseren met Bouwflow.
Opmerking: deze module gebruik je best pas eens je calculatie en offertes onder de knie hebt.
12.1) Van offerte naar materiaallijst
In deze video kan je terugvinden hoe je van een offerte een bestellijst kan maken:
Materiaalbeheer Deel 1: Materialen uit de offerte halen
12.2) Van materiaalaanvraag naar bestelbon
In deze video kan je terugvinden hoe je eenvoudig van de bestellijst over kan gaan naar bestelbonnen:
Materiaalbeheer Deel 3: Bestellen van materiaal
12.3) Materiaalaanvragen via Onsitepro
Deze module is handig wanneer je vanop de werf bepaalde materialen wilt aanvragen. Op deze manier kan dit efficiënt doorgegeven worden aan de backoffice.
In deze video kan je terugvinden hoe je materiaal aanvraagt via Onsitepro:
Materiaalbeheer Deel 5: Materiaal aanvragen via de app
12.4) Overzicht verbruikte materialen per project
In deze video kan je terugvinden hoe je per project een overzicht krijgt van de verbruikte materialen:
Materiaalbeheer Deel 7: Overzicht van alle materialen op een werf
13) Algemene features
Taken, voor het stroomlijnen van interne, administratieve taken
Taken
Bestanden, voor het centraal opslaan van belangrijke projectbestanden:
Bestanden
Metadata, kies zelf welke gegevens je wenst bij te houden voor klanten, projecten en andere onderdelen binnen Bouwflow:
Metadata
Correspondentie: het koppelen van mails aan projecten
Correspondentie
Contracten: laat via Bouwflow documenten eenvoudig ondertekenen
Contracten
Opleveringsbonnen:
Opleveringsbonnen
15) Tickets
Het Bouwflow ticketing-systeem is een centrale inbox die jullie helpt met het stroomlijnen van klantcommunicatie. Denk daarbij aan:
- Algemene ondersteuning van klanten
- Het afhandelen van correcties
- Het afhandelen van schade en klachten
- Het stroomlijnen van interventies
Klinkt dit interessant voor jullie? Bekijk dan zeker deze video's hieronder.
Ticketing deel 1: basisfuncties
Ticketing deel 2: koppelen van jouw mailbox aan Bouwflow
Ticketing deel 3: antwoorden op klanten via Bouwflow
Ticketing deel 4: van ticket naar planning
Ticketing - ticket naar werkbon
🎓 Aanbevolen volgorde van implementatie
Week 1:
Klanten, contacten & projecten
Pipeline
Start calculatie indien van toepassing
Offertes
Week 3:
Verkoopfacturen
Aankoopfacturen
Bank
Boekhoudkoppeling
Week 5:
Planning
Werkbonnen
OSP
Week 7:
Nacalculatie
Bestellingen
Algemene features
Ticketsysteem