Complete Bouwflow Implementatie Workflow

Deze workflow gidst je door de volledige Bouwflow implementatie, van opstart tot geavanceerde features. Volg de fasen in de voorgestelde volgorde voor een succesvolle implementatie.

Fase 1: Basis Setup (Week 1-2)

Start met de fundamenten. Zonder deze basis werkt Bouwflow niet correct.

1.1 Klanten & Projecten Structuur

Doel: Begrijp dat alles in Bouwflow rond projecten draait, niet rond losse documenten.

• Bekijk de algemene video over alle modules voor een overzicht

• Leer klanten aanmaken

• Leer contacten aanmaken voor meerdere contactpersonen

• Leer projecten aanmaken - doe dit altijd, ook voor kleine herstellingen

• Configureer projectfases

• Stel 2 projectpipelines in — leer hoe pipelines werken en maak er twee aan. Meestal wordt er gewerkt met een Verkoop- en een Projectpipeline. Zo zijn er 2 duidelijke workflows om zowel de verkoop als de uitvoering overzichtelijk op te volgen.

• Stel de Kanban-weergave in

1.2 Inventaris Basis

Doel: Stel je basisartikelen en arbeid in voor calculaties.

• Definieer artikels & arbeid in de inventaris

• Importeer bestaande artikelen via Excel import indien van toepassing

• Controleer of datamigratie door Bouwflow is uitgevoerd (staat op je offerte)

1.3 Calculatie Fundament

Doel: Begrijp voorcalculatie en stel je eerste templates op.

• Leer meetstaten aanmaken & posten definiëren

• Oefen met posten calculeren

• Bestudeer de lijst met functies voor geavanceerde berekeningen

• Leer werken met parameters voor variabelen

1.4 Offerte Proces

Doel: Genereer professionele offertes vanuit je calculaties.

• Bekijk offertes algemeen

• Leer offertes maken vanuit meetstaten (aanbevolen methode)

• Gebruik variante posten voor opties

• Stel offertetemplates in voor je huisstijl

Fase 2: Financiële Stroom (Week 3-4)

Stel je facturatie en boekhoudkundige integraties in.

2.1 Verkoopfacturen

Doel: Kies en implementeer je facturatiewijze.

• Bekijk verkoopfacturen - algemeen

• Bepaal je methode: voorschotfacturen, vorderingsstaten, of werkbonnen

• Leer voorschotfacturen, tussentijdse facturen & slotfacturen (B2C)

• Leer werkbonnen factureren (regiewerken)

2.2 Aankoopfacturen

Doel: Beheer leveranciersfacturen efficiënt.

• Leer aankoopfacturen verwerken

• Gebruik de betaallijst voor betalingen

• Stel goedkeuringsflows in indien nodig

2.3 Bankintegratie

Doel: Koppel je bank voor automatische afschriften.

• Koppel je bank via Ponto

• Begrijp banktransacties in Bouwflow

• Leer betalingen uitvoeren

2.4 Boekhoudkoppelingen

Doel: Synchroniseer met je boekhoudpakket.

• Billit koppeling

• Clearfacts koppeling

• Yuki koppeling

• Exact Online koppeling

• Of gebruik versturen naar accountant voor export

Fase 3: Uitvoering & Veldwerk (Week 5-6)

Implementeer planning en de mobiele app voor je teams.

3.1 Planning Systeem

Doel: Plan projecten en automatiseer werkbonnen.

• Start met aan de slag met Bouwflow Planning

• Begrijp werkbonnen - algemeen

• Definieer werkbontypes voor templates

• Gebruik het contextmenu voor snelle operaties

• Stel planning tags in voor iconen

• Configureer asset management voor voertuigen indien nodig

• Stel planning instellingen naar wens in

3.2 OnSitePro Mobiele App

Doel: Gebruik de app voor veldwerk en urenregistratie.

• Begrijp de algemene werking OnSitePro

• Koppel bestanden aan OnSitePro

• Configureer formulieren voor OnSitePro

• Stel OnSitePro instellingen en toegangen in

• Deel de handleiding OnSitePro met je teams

Fase 4: Analyse & Optimalisatie (Week 7-8)

Gebruik Bouwflow voor inzicht en verbetering.

4.1 Nacalculatie

Doel: Analyseer projectwinst en optimaliseer toekomstige calculaties.

• Begin met analyse (vereenvoudigde nacalculatie voor Starter)

• Gebruik nacalculatie - algemene werking voor diepgaand inzicht

• Begrijp het verschil tussen arbeid vs uurloon

4.2 Materiaalbeheer

Doel: Optimaliseer bestellingen en materiaalstromen.

• Leer materialen uit de offerte halen

• Bestel materiaal vanuit je materiaallijst

• Gebruik materiaal aanvragen via de app

• Bekijk overzicht van alle materialen op een werf

4.3 Extra Features

Doel: Gebruik ondersteunende tools voor efficiëntie.

• Taken voor interne administratie

• Bestanden voor centrale opslag

• Metadata voor aangepaste gegevensvelden

• Correspondentie voor e-mailkoppeling

• Contracten voor digitale ondertekening

• Opleveringsbonnen

4.4 Ticketing Systeem

Doel: Stroomlijn klantcommunicatie en ondersteuning.

• Ticketing basisfuncties

• Koppel je mailbox aan Bouwflow

• Beantwoord klanten via Bouwflow

• Zet tickets om naar werkbonnen

Geavanceerde Integraties (Optioneel)

Deze features implementeer je pas wanneer de basis werkt.

API & Automatisering

• Koppel je website of lead generator via API (via Zapier of Make)

• Automatiseer klant- en projectaanmaak

Implementatie Tips

Week 1-2 Focus:

• Maak alle bestaande klanten en lopende projecten aan

• Stel je artikelenbasis in

• Maak je eerste offerte volledig via meetstaat

Week 3-4 Focus:

• Factureer je eerste projecten via Bouwflow

• Koppel je bank en boekhoudpakket

• Verwerk alle openstaande aankoopfacturen

Week 5-6 Focus:

• Plan alle lopende projecten in

• Rol OnSitePro uit aan je teams

• Start met urenregistratie via de app

Week 7-8 Focus:

• Voer nacalculatie uit op afgesloten projecten

• Optimaliseer je calculatietemplates

• Gebruik ticketing voor klantensupport

Hulp Nodig?

Neem contact op met het Bouwflow team voor ondersteuning bij je implementatie. Vraag ook de API-instructies aan als je klaar bent voor geavanceerde integraties.